- 07/02/2021
- Postado por: Marco Antonio Portugal
- Categorias: Gestão, Tecnologia
A burocracia se faz presente nas estruturas administrativas e em nossas relações de negócios. Contudo, ela realmente somente atrapalha?
Antes de começar a criticar e tratar a burocracia como estamos costumados a vê-la, como algo ultrapassado, que atrapalha o andamento dos negócios, algo que exerce um controle excessivo, primeiramente é preciso compreender um pouco do seu conceito e origem.
O que é burocracia?
A burocracia iniciou em meados do século XVIII, ficando mais conhecida pelo do alemão Max Weber, considerado um dos fundadores da Sociologia.
Em resumo, podemos dizer que burocracia é a estrutura formada por profissionais especializados, escolhidos segundo critérios racionais, responsáveis por diversas tarefas importantes e definidas por meio de regras.
A palavra burocracia é formada pela palavra bureau, que significa escritório em francês, com o grego krátos que significa poder ou regra. O termo bureaucratie faz alusão à administração pública francesa por volta de 1740, vista como uma ‘doença’ que causava muitos estragos.
A conotação pejorativa e sua ligação com a administração pública é algo que prevalece até hoje. Mas, a burocracia também se faz presente na administração privada e o mal que pode fazer torna-se ainda pior quando sequer a percebemos.
Como diminuir a burocracia
A princípio, regras muito rígidas, ou regras que não possuem nenhum sentido prático de existirem, são as formas de burocracia que devem ser evitadas.
Uma regra, procedimento, formulário ou um processo. Enfim, qualquer atividade padronizada de administração somente deve existir se houver um objetivo direto e o objetivo mais comum é mitigar riscos.
Ocorre que, tais regras talvez possam ser tão rígidas ao ponto de atrapalhar a operação do negócio. Isso pode causar algum custo ou fazer surgir outros problemas, como a corrupção.
A propósito, corrupção é outro termo comum à administração pública, mas que também existe na administração privada.
Revisão dos processos
Um olhar sobre os processos, especialmente sobre aqueles que surgem informalmente, trazidos pela prática e vivência profissional dos colaborados em outras empresas, questionando-se o porquê de fazer aquilo, é o primeiro passo para começar a diminuir a burocracia na empresa.
Nos casos onde a pergunta não tenha uma resposta, é muito provável que a regra identificada seja candidata a ser eliminada.
Não será de se espantar caso, ao final de uma análise, alguns cargos existentes fiquem sem função. Às vezes, criam-se processos exatamente para justificarem a existência de certos cargos.
Sobre o rescaldo de processos devemos identificar aqueles que podem receber alguma tecnologia. Seja um formulário eletrônico ou até uma automação, lembrando que a tecnologia é como um remédio, não pode ser mais danoso que a doença.
Emprego de Tecnologia
A tecnologia é uma solução eficiente para garantir padrão nos processos. Ou seja, com ela não se corre o risco do surgimento de exageros, variações sobre o processo originalmente planejado. Há uniformidade.
Mas a tecnologia pode ser exageradamente burocrática caso o processo que a originou seja mal desenhado.
Há muitas críticas nesse sentido, sobretudo em setores tradicionalistas, com é o caso da construção civil. Costuma-se criticar a presença de certo nível de tecnologia na condução dos processos, até que se perceba todos os benefícios que ela pode trazer.
Vamos a um exemplo
Na realização das cotações de preços (materiais, serviços ou equipamentos) algumas construtoras têm por prática solicitarem aos fornecedores propostas formais, elaboradas em formulários com a identificação visual da empresa fornecedora e uma assinatura do responsável.
Surpreendentemente, algumas chegam a exigir a entrega da proposta em formato físico, impresso, todavia é comum a aceitação no formato digital.
Toda essa ‘papelada’ possibilita evidenciar as propostas e os preços de cada fornecedor, inseridos em colunas lado a lado de uma planilha chamada de mapa de coleta de preços.
Risco maior: Fraude
Todavia, diminuir a burocracia no processo pode expor a empresa a um risco maior de fraudes. A falta de evidências sobre as propostas daria espaço para preços fictícios, a favorecem certo fornecedor em conluio com o funcionário que receberá suborno pelo seu favorecimento.
Mesmo com a burocracia da exigência de propostas, o processo ainda pode ser fraudado. Alguns meios de fraude:
- Documentação adulterada;
- Inserção de propostas fictícias;
- Exclusão de propostas recebidas mais vantajosas que a da empresa em conluio;
- Diferentes requisitos para precificação, forçando propostas mais onerosas das concorrentes da empresa em conluio;
- Utilização de propostas ‘coringas’, utilizadas para mais de uma cotação;
- Solicitação de propostas em prazo ínfimo, havendo solicitado antecipadamente para a empresa em conluio.
O emprego da tecnologia diminui o tempo empregado por ambas as partes, construtora e fornecedores, na solicitação, elaboração e recebimento das propostas para a cotação de preços e ainda mais, elimina possibilidades de fraudes. Isso propicia a otimização do processo com aumento da sua eficiência.