Auditoria, melhor com pessoal interno ou externo?

Auditoria ainda causa muitas controvérsias, receios, desconfianças e, em alguns casos, até desentendimentos.

Não deveria ser assim. Decerto, você pode propiciar que na sua empresa não seja assim.

Nesse sentido, empresas defendem a aplicação de auditoria por equipe contratada, externa. Já outras, optam pela auditoria realizada por equipe própria, interna.

Em casos radicais logo se decreta, melhor auditoria nenhuma! Afinal, se a empresa está tendo lucro, por que procurar com que se preocupar?

Mas, esse realmente seria o propósito de uma auditoria? Procurar algo para se preocupar?

Para que serve uma auditoria?

Muitas empresas declaram não precisarem de auditoria.

Algumas razões para isso. A empresa é pequena, poucos funcionários, funcionários com muito tempo de casa, poucos processos, ‘olho do dono’ presente, etc.

Primeiramente, não há motivo para justificar a não realização de uma auditoria.

A diferença não está em realizá-la, ou não. A diferença está no seu tamanho, na definição correta do escopo dessa auditoria.

Uma auditoria, que é um processo de conferência, pode ser abrangente, envolvendo todos os processos, ou específica, por grupos de processos.

Portanto, uma auditoria serve para identificar, entender e validar a eficiência e a eficácia dos processos de negócio.

Sua aplicação pode ser apenas interna. Ou seja, escopo e resultados interessam apenas à administração da empresa.

Existem também as auditorias de interesse externo, sendo boa parte delas de execução obrigatória. Tratam-se das auditorias para validação de balanço e de certificações em geral, realizadas por uma empresa independente.

Planejamento

O principal motivo para haver críticas na realização de uma auditoria é resultante de um planejamento mal elaborado.

A repetição de pontos de checagem, ou seja, mais do mesmo, logo se refletem em apontamentos de pouco relevância, onde, processos importantes acabam por ficarem descobertos, fora do escopo. 

Surpreendentemente, há quem realize auditorias periodicamente, sobre o mesmo escopo e obtendo sempre os mesmos resultados.

Isso se torna repetitivo, até chegar ao ponto de ninguém mais olhar para o relatório da auditoria.

Caso tenha sido identificada uma oportunidade de melhoria em um processo, não faz sentido algum continuar a colher evidencias sobre esse mesmo processo. Antes, é preciso finalizar sua revisão, executada por meio de um plano de ação.

Disposição e ação corretiva

Para um melhor entendimento sobre plano de ação, vamos falar sobre disposição e ação corretiva.

Antes de ser aplicado, um balde com certo produto líquido foi deixado no chão. Alguém passou por esse local e acidentalmente esbarrou no balde, o que fez derramar o produto pelo chão.

• Disposição: Isolar a área afetada, recolher o produto derramado e limpar o chão.
• Ação corretiva: Revisar o processo de execução dessa atividade, de modo que o risco de alguém passar pelo local, esbarrar no balde e derramar o produto pelo chão não se repita.

Assim, não faz sentido auditar esse processo, não sem antes aplicar sua ação corretiva.

Mas, e a auditoria?

O objetivo principal de uma auditoria é identificar oportunidades de melhorias sobre os processos.

No exemplo anterior, ao realizar uma inspeção sobre essa atividade, a auditoria preveria a possibilidade de ocorrência desse tipo de acidente e proporia que fosse elaborado uma plano de ação com o objetivo de mitigar tal falha.

Esta atividade, a depender da gravidade, poderá ficar suspensa até o desenvolvimento, implantação e validação do seu plano de ação.

Uma vez recebida a noticia de que esse ponto foi tratado, a auditoria poderá incluí-lo novamente no escopo, para validação. 

Sempre com o propósito de identificar oportunidades de melhoria, até mesmo um novo processo ou um processo revisado são escopos da auditoria.

Esta, procurará identificar a aderência e o cumprimento do novo processo. Talvez, haja demanda para mais treinamentos, detalhamento da documentação do processo, melhorias nos formulários, etc.

Escopo por matriz de riscos

Uma auditoria pode abranger todos os processos de negócio ou ser seletiva, trazendo parte dos processos de maior exposição aos riscos.

Dessa forma, reúnem-se os processos da empresa e, após estabelecer a situação de cada um deles por meio de uma matriz de riscos, define-se o escopo da auditoria.

Equipe interna ou externa?

Não existe regra pronta. Cada situação deve ser avaliada isoladamente.

Talvez até se chegue a conclusão de que ambas as equipes, interna e externa, sejam necessárias.

O que deve ser medido, diante as características comuns de cada equipe, é sua possibilidade de adaptação junto à estrutura operacional da empresa.

Isso pode ser avaliado previamente, com base nas principais características dessas equipes.

Equipe interna

• Tende a ter um conhecimento mais aprofundado dos processos de negócio, com um aprendizado mais rápido.
• Acaba, invariavelmente, envolvendo-se em discussões internas. Assim, o conteúdo do relatório deixa de ser pauta e a conduta da auditoria toma o seu lugar nas discussões.
• Possibilita maior flexibilidade na programação das auditorias.
• Há risco de haver rotatividade na equipe, condição onde o custo com capacitação interna para compor a equipe pode tornar-se elevado.
• Pode gerar competitividade negativa, ao ponto da equipe de auditoria ser vista como prepotente, como se conhecesse melhor da área auditada do que seus próprios especialistas.
• Mais suscetível a tornar-se uma atividade viciada. O auditor fica menos sensível para perceber processos com falhas sistêmicas.
• Maior possibilidade de haver conluio, promovido principalmente pelo coleguismo entre os envolvidos.
• Desvio de propósito, causado por intenções pessoais do auditor em prejudicar alguém da área auditada.
• Despesa fixa, realizando ou não auditorias.

Equipe externa

• Maior capacidade de propor melhorias nos processos, devido ao conhecimento de outras empresas e negócios (benchmarking).
• Não costuma ser o foco de discussões internas, entretanto, pode gerar conflitos internos, caso não haja uma compreensão mínima sobre a estrutura organizacional.
• Flexibilidade na seleção e dimensionamento das equipes de auditoria.
• Produto final costuma ter maior credibilidade e aceitação pelas equipes auditadas (santo de casa não faz milagres).
• O entendimento dos processos é livre de interpretações, permanecendo no nível suficiente para execução da auditoria.
• Minimiza o risco de haver conluio por coleguismo, camaradagem.
• Flexibilidade para aumentar e diminuir equipes e para suspender a execução das auditorias por um certo período, desde que previsto contratualmente.

Considerações finais

Mesmo que não haja uma definição inicial entre equipe interna ou externa, o importante é começar. Portanto, o aconselhável é que comece por uma equipe externa.

Posteriormente, já com a percepção dos benefícios em se ter uma auditoria, poderá avaliar em migrar para uma equipe interna.

Ademais, o modelo ideal é o modelo híbrido. Desse modo, a supervisão / coordenação da auditoria seria realizada por uma consultoria e a parte operacional por pessoal próprio.

Assim, na parte operacional, a depender do modelo de negócio, é possível até mesmo selecionar e capacitar pessoal interno de outras áreas a serem escalados para realizarem a atividade de auditoria.

Por fim, qual seja sua situação atual, tendo ou não um trabalho de auditoria em andamento, entre em contato conosco. Teremos o prazer de analisar e propor algumas mudanças que possam lhe trazer mais ganhos com o processo de auditoria.