Cadastro de Fornecedor: Descubra como é fácil ter um

A gestão sobre o cadastro de fornecedor, sejam de empresas de materiais ou de serviços, tem preocupado cada vez mais as empresas.

As empresas mais preocupadas são as que possuem muitas contratações e compras, como ocorre na construção civil.

Em uma construtora de médio porte é comum se deparar com um cadastro de fornecedor que contenha em torno de vinte mil empresas. Como gerir tudo isso?

Obviamente que, desse total, apenas uma parte menor refere-se a empresas ativas. Ou seja, que possuem ou possuíram recentemente alguma relação de fornecimento.

Uma parcela ainda menor do cadastro de fornecedor refere-se a parcerias, estratégia de relacionamento muito aplicada na construção civil.

Cadastro de fornecedor: Qualificar e avaliar

São duas as etapas de manutenção. A primeira, refere-se a qualificar e a segunda etapa, a avaliar as empresas.

Essas duas tarefas devem se repetir periodicamente.

Entretanto, há empresas que se arriscam a efetuar a qualificação de um fornecedor apenas uma vez, sem se preocuparem com sua manutenção.

Algo similar ocorre com as avaliações. Ou seja, algumas empresas ainda não possuem, ou possuem um processo simples demais para avaliação de seus fornecedores.

Essa realidade estaria relacionada ao trabalho que se encontra ao gerir um processo, robusto e confiável, de qualificação e de avaliação.

Por mais que reconhecida a sua importância, alguns empresas simplesmente o consideram inviável de se fazer e não o fazem.

Entretanto, talvez pior do que não fazer seja fazer mal feito. Pensar que está fazendo uma boa gestão do cadastro mas, na realidade, não está.

Qualificação ou homologação

A qualificação, ou a homologação de um fornecedor consiste do processo de captar e analisar documentos desse fornecedor.

Assim, conclui-se sobre eventuais níveis de risco sob aspectos legais (fiscal, tributário, trabalhista, ambiental) que possam ocorrer da sua contratação.

Mas, por quê qualificar os fornecedores?

Ao depender da irregularidade, o tomador do serviço pode ser responsabilizado solidariamente e / ou ter a exposição de seu nome em algum evento negativo.

Isso pode, ainda, vir a impactar a condução de um projeto em decorrência, por exemplo, de uma fiscalização ou interdição.

Portanto, não há uma medida padrão de quais documentos de um fornecedor devem ser avaliados.

Cada empresa acaba por definir sua medida. Ou seja, um equilíbrio entre o desejável e o possível, por conseqüência exatamente da viabilidade de se gerir um processo de qualificação razoável.

Avaliação

A avaliação do fornecedor complementa o processo de acompanhamento e de mitigação de riscos na contratação de fornecedores.

Tratam-se de indicadores de desempenho relacionados, basicamente, a aspectos comportamentais, de governança, de produção, segurança e de qualidade.

Devem ser considerados pontos que possam, de algum modo, vir a afetar negativamente, direta ou indiretamente, a empresa contratante.

Também não há um padrão para o processo de avaliação. Portanto, uma empresa pode preferir dar maior peso a alguns aspectos em relação ao conjunto de itens avaliados.

Uma avaliação pode contemplar ainda itens específicos, a depender do tipo de serviço prestado pelo fornecedor.

Certamente, para se tornar viável, o processo de avaliação deve ser moldado ao ponto de não comprometer sua execução. Primordialmente, melhor que seja simples e confiável do que complexo e de baixa confiabilidade.

Gerencie seu cadastro de modo fácil

Após estabelecer os procedimentos de qualificação e avaliação das empresas e antes mesmo de começar a aplicá-los, é preciso, primeiro, efetuar um saneamento do cadastro de empresa atual.

Esse saneamento tem o intuito de eliminar do cadastro, sob alguns parâmetros previamente definidos, aquilo que não for mais de interesse.

Primordialmente, um saneamento deve tratar de eliminar empresas que não mais existam ou estejam inativas por qualquer que seja a razão.