- 07/03/2022
- Postado por: Marco Antonio Portugal
- Categoria: Gestão
Desde agosto de 2o21 a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei Nº 13.709/2018, já permite a aplicação de multas e sanções pelo seu descumprimento.
Inegavelmente, uma eventual multa ou sanção não deve ser a única preocupação de uma empresa em relação ao tratamento dos seus dados.
Da mesma forma, não apenas os dados pessoais devem ser gerenciados adequadamente.
Assim, a empresa deve atender aos requisitos da LGPD de forma complementar a sua política de gestão de documentos.
Gestão de documentos
Talvez provavelmente o que possa preocupar uma empresa com relação à LGPD seja exatamente o fato dessa ainda não ter uma gestão adequada de documentos.
Guarda-se de tudo e não se encontra NADA
Não se encontra, ao menos não dentro do prazo necessário. Seja para defender-se de uma ação, acionar uma garantia ou contestar uma fiscalização.
Aqui começam a se revelar os custos com a falta de uma adequada gestão de documentos, que apesar de não chamar a mesma atenção de uma multa da LGPD, sempre estiveram presentes.
Além dos custos ocasionados com a falta de um documento, há também o custo com espaço físico desperdiçado com a guarda de documentos obsoletos.
Em suma, a depender do tamanho da empresa, os documentos passam também a ter ‘donos’, as pessoas ou departamentos onde foram produzidos, trazendo mais aumentos de custos.
Um outro efeito é que esses ‘donos’ são verdadeiros indexadores dos banco de dados. Ninguém, além deles, consegue manusear e encontrar algo que foi arquivado.
Gestão eletrônica de documentos
Uma vez definidos os procedimentos para a gestão de documentos, o passo seguinte é implantar a gestão eletrônica de documentos (GED).
Um sistema GED permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos, de forma eletrônica.
As características do sistema GED podem variar, conforme o volume de documentos da empresa.
Portanto, para decidir pela implantação de um sistema GED é preciso avaliar sua viabilidade, com a escolha do sistema mais adequado.
Temporalidade de documentos
Dados pessoais podem ser encontrados em um ou mais documentos físicos e também em tabelas de bancos de dados que alimentam uma série de outras funcionalidades e sistemas da empresa.
O tempo de armazenamento de um dado deve ser obtido pelo tempo de armazenamento do documento que esse atende.
No caso do dado atender a mais de um documento, define-se por aquele que demandar o maior prazo.
Esses prazos são definidos pela tabela de temporalidade de documentos.
Nessa tabela, cada tipo de documento recebe o prazo que deve ser mantido pela empresa, seja por requisitos internos do negócio (evidências para auditorias) ou legais.
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