Gestão Compartilhada de Projetos

Gestão compartilhada em gerenciamento de projetos, em uma primeira abordagem, pode soar como utopia para alguns, afinal, como diz o ditado, “cachorro com dois donos morre de fome”. Vamos primeiro procurar entender conceitualmente o que significa esse modelo de administração e depois avaliá-lo, aplicado ao gerenciamento de projetos.

O que é gestão compartilhada?

Ao contrário do que alguns possam imaginar, compartilhar a gestão não significa transferir parte da responsabilidade desta integralmente para outro. Compartilhar significa arcar juntamente. 

Em uma gestão compartilhada, o projeto ganha uma subequipe, sendo cada integrante responsável direto por uma parte dos processos. A responsabilidade indireta pelas partes compartilhadas permanecem sendo do Gerente do Projeto.

Isso talvez soe sem sentido de início, mas vamos imaginar uma situação em que o projeto consiste na implantação de um ERP (Enterprise Resource Planning) em uma empresa, onde o Gerente do Projeto designado identificou que a influência e o perfil de certos stakeholders, gerentes de áreas que serão atendidas pelo ERP, poderão se tornar conflitantes e até mesmo ameaçadoras ao projeto. Compartilhar com eles parte da gestão do projeto pode ser uma boa estratégia. Isso poderia transformar a ação deles sobre o projeto, passando de mero cobradores inquisidores para parceiros, fiéis e totalmente comprometidos com o projeto.

Aplicação

Mas não seria somente em uma situação crítica como essa que uma gestão compartilhada se justificaria. Um projeto que envolve características técnicas específicas poderia justificar a estratégia de manter em subequipes os gestores especialistas dessas técnicas.  

Na realidade, essa é uma característica que deve ser muito bem observada. Não é recomendável compartilhar uma parte do projeto com alguém que não detenha as expertises dos processos envolvidos nessa parte. Como um gestor de logística, por exemplo, se sentiria como responsável pela parte de legislação trabalhista de um projeto? Por mais que ele viesse a dar o seu melhor ao projeto, a sua motivação estaria longe de ser ideal e o resultado final pode ficar comprometido.

Mas isso não significaria dizer que um projeto de marketing, por exemplo, exigiria a participação exclusiva do pessoal dessa área. Pelo contrário, pode haver no projeto a necessidade de alguma outra especialidade, jurídica, por exemplo. Então, nada melhor do que ter uma pessoa que seja dessa área responsável pelos processos específicos, mesmo não se tratando o projeto dessa mesma especialidade.

Por fim, uma coisa é certa, o nível de engajamento em uma gestão compartilhada, onde as responsabilidades se tornar explícitas, é sempre maior que na tradicional. Ninguém quer ser apontado como sendo o responsável pela falha de algo, muito menos em um projeto compartilhado, onde a área que falhou coincidiria com a especialidade do gestor. 

Mais problemas do que soluções

Ninguém deseja tomar um caminho, uma decisão que possa, no futuro, acarretar em mais problemas do que soluções. A decisão pela adoção de uma gestão compartilhada no gerenciamento de um projeto dependerá da sensibilidade e visão do gerente de projeto em percebê-la como uma vantagem, uma saída estratégica com importantes benefícios para o projeto.

A situação pode se agravar quando essa decisão vem pronta. O patrocinador do projeto estabelece como premissa a gestão do projeto ser compartilhada, nomeando inclusive os integrantes dessa gestão. Novamente, a situação dependerá da sensibilidade do gerente de projeto em, havendo espaço, tentar contornar essa situação caso ela não venha a ser propícia para o projeto, prevalecendo o modelo tradicional de gestão ou, em último caso, em conduzir uma gestão compartilhada “branda” que não viesse a comprometer o projeto. 

O Gerente de Projeto precisa ter postura e perfil convincentes para a função, além das competências técnicas. Em uma gestão compartilhada esses requisitos ficam mais evidentes, de modo que não corra o risco de ser “engolido” pelas subequipes, de sua gestão ser irrelevante e tomar um papel coadjuvante para o projeto. 

Gestão compartilhada entre empresas

A gestão compartilhada de um projeto também pode ocorrer entre empresas envolvidas na sua execução. A construção civil costuma praticar a gestão compartilhada em grandes obras, onde cada empresa atua dentro de sua especialidade, tendo uma empresa responsável pela sua integração.

Não confundir gestão compartilhada entre empresas com sociedade de empresas. A sociedade pode existir, mas essa exclusivamente não é sinônimo de gestão compartilhada. Um projeto com empresas sócias pode ser gerenciado de modo tradicional. 

Algumas ferramentas

As reuniões, apesar de ocorrerem com menor frequência em um projeto compartilhado, não significam que são menos relevantes. 

Com os processos do projeto sendo desenvolvidos diretamente por especialistas o nível de pressão sobre o seu gerenciamento geralmente é menor que em um projeto gerenciado de modo tradicional. A tendência é que tudo transcorra com maior naturalidade, o que gera uma demanda menor por reuniões e controles. 

Por essas características que o Gerente de Projeto em gestão compartilhada deve ter maior preocupação com a padronização, coleta e divulgação das informações do projeto. Vejamos algumas ferramentas que possam auxiliá-lo nesse sentido.

Trello

Com uma organização por quadros, listas e cartões, essa ferramenta permite que todos acompanhem e interajam sobre todas as atividades do projeto. Ele possui uma relação com o Kanban para gerenciamento de projetos, criado pela empresa japonesa Toyota.

Jira   

O Jira é uma ferramenta de gerenciamento por tarefas, muito utilizada por equipes ágeis e que se adequa muito bem em projetos de softwares. 

Slack

Apesar de sua característica principal ser a comunicação empresarial, nele você poderá adicionar dezenas de apps que ligarão o seu Slack com outras ferramentas, como o Jira e o Trello, por exemplo, o que pode torná-lo uma verdadeira “central de comando” do seu projeto.

WordPress

Sendo mais conhecido com uma ferramenta para criar sites, a sua flexibilidade de temas e de plugins desenvolvidos a maior parte com licença livre de uso permite, com poucos recursos e conhecimento em programação, desenvolver e implantar uma plataforma exclusiva para o gerenciamento do seu projeto. Caso o seu projeto necessite de uma apelo visual e de uma usabilidade mais intuitiva para se comunicar os integrantes do projeto é provável que a construção de um portal com o WordPress veja a ser a sua solução.

Google Drive

O espaço de armazenamento de arquivos na nuvem pode se tornar algo maior quando utilizado associado ao compartilhamento dos arquivos e com as principais ferramentas nativas de edição, como documentos, planilhas e apresentações, podendo integrar-se com outras dezenas de apps. 

Wrike

Talvez possa ser considerada como a junção de todas as ferramentas anteriores em uma só. Ela ainda conta com a possibilidade de integração com todas essas ferramentas e algumas outras, menos com o WordPress.